做標書之前一定要透徹了解招標文件。正規的公司一般都會售賣、發送相關的招標文件，有的招標文件甚至長達幾十頁上百頁之長。一定要把招標文件完整看過一遍，了解招標內容。

注意招標文件當中要求的“硬標準”。也就是有些產品對投標人某些條件的硬性要求，一旦不達標或不能滿足，就失去投標資格。例如，招標文件中明確要求投標人注冊資金需3000萬以上，具備工程安裝資質。

如果自己資金的注冊資金不達要求、只能提供產品不能提供安裝，那么就要直接和招標負責人溝通咨詢，是否為硬性要求，能否放寬，如果不能，則要通報領導，經同意、通知后就不需要再做后續投標工作了。因為這些條件自己本身不具備，并且短期內很難達成。

在了解招標內容之后，便可以開始著手編寫投標文件。投標文件一定要按招標文件的要求、條款去做，需要什么就展示什么。一般投標文件都分為商務部分和技術部分。

商務標部分。商務標一般包括公司營運資質、授權資格、信用資質材料、業績情況和投標報價這幾部分。營運、授權和信用資質屬于現成的材料，而業績和報價則是重點編寫的部分。業績一般只需提供近三年的，并且是和招標產品相關的，而報價的時候一定要將報價涵蓋的內容（如稅費、安裝費、運費、裝卸費、保管費、損耗費等）向領導說明，做正確的報價。

技術標部分。這部分主要是提供投標產品的性能、技術參數，檢驗報告等。要根據招標文件中的技術要求編寫，做到“響應”要求。這也就是說為什么要完整閱讀幾遍招標文件，一定要切中要點。

其他認為需要編寫的內容。這部分可以是招標文件之外的內容，可以是自身在行業中的其他優勢，如別人無法比擬的售后服務等等。這部分為錦上添花的部分。在做好標書之后，自己保留一個通用模板標書，再遇到其他的招標事宜，只需要使用通用標書來進行編輯和修改即可，大大提高工作效率。