一種新型的電纜掛牌標識牌制作流程

一、收集數據源和整理

1．向電力設計院索要EXCEL電子版的電纜清冊。

2．根據EXCEL電子版的電纜清冊進行適當的修改，保留“電纜編號”、“電纜型號”、“起

點”、“終點”四個信息，把其他多余的信息（數據中多余的空格、空白記錄）刪除，如圖1。

圖1

二、設置Word文檔并為指定數據源文件

1.新建一個Word文檔,根據電纜牌實際尺寸頁面設置成：長度5cm，寬度2.5cm，上、下、

左、右頁邊距均為0.3cm；紙張方向為橫向。

2.在Word工具欄中依次點擊：工具——信函與郵件——郵件合并，Word窗口右邊會彈出

一個“郵件合并”任務窗口。

3.在任務窗口按以下順序操作：

1選擇文檔類型為“信函”，然后選“下一步：正在啟動文檔”；

2選擇“使用當前文檔”作為開始文檔，進入“下一步：選取收件人”；3選擇收件人即為指定數據源，選擇“使用現在列表”，再按“瀏覽”，找到剛才整理好的EXCEL格式電纜清冊文件，指定其中相關的表單（Sheet）名后即可彈出電纜牌數據源列表，如圖2，按“確定”后進入“下一步：撰寫信函”。

圖2

 

三、在Word文檔中插入數據域

1．在“撰寫信函”窗口列出的四個選項中選擇“其他項目”，在彈出的“插入合并域”窗

口選擇“數據庫域”就可列出數據源清單，如圖3。

 

 

2．根據電纜牌排列樣式在Word文檔頁面相應位置輸入“編號：”，然后在“插入合并域”

窗口選擇域“電纜編號”，點擊“插入”按鈕后，可見在已輸入的“編號：”后會出現一個“《電纜編號》”，表示數據源中的“電纜編號”這一列數據內容已經映射到該位置上。按“關閉”按鈕結束。

3．根據上述步驟在Word文檔頁面相應位置輸入“起點”、“終點”、“型號”，逐個把數據源

映射到適當位置。（如圖4，書名號內為數據域名，即數據源EXCEL文檔中的列標題）。

圖4

 

四、合并數據域并作文檔最終排版

1．選擇“下一步：預覽信函”可預覽電纜牌；選擇“下一步：完成合并”，如圖5

2．選擇“編輯個人信函”，在彈出的“合并到新文檔”對話框中選擇“全部”，按“確定”，

即可自動生成一個新的Word文檔1，如圖6。

3．再新建一個Word文檔2,按“文件”——“頁面設置”——“頁邊距”項設置為上：1.8cm、下1.7cm、左1.8cm、右1.1cm；“紙張”項設置為寬：7cm、高：8cm。 4．把文檔1按照每頁兩塊電纜牌的格式復制到新建的文檔2里。最終生成如圖7

五、檢查電纜掛牌標識牌結果 1．對個別不需要或空白的牌，可在生成的文件中直接刪除；也可在EXCEL中修改數據源后，重新生成電纜牌，這個方法可保持數據源與生成文件內容上的一致性。 2．對數據內容格式調整。如電纜起點或終點太長，電纜牌一行放不下這些文字，可單獨調整該內容字體的縮放比例。

六、打印電纜掛牌標識牌